Arbeide med datoer i tilgangssok.

Tilgang har en rekke kraftige verktoy for a aktivere bestemte datoer og datoperioder som skal angis i kriterier. Mange oppgaver kan oppnas med enkle beregninger, og det finnes en rekke datafunksjoner som hjelper til med a utfore mer komplekse jobber.

Pass pa at alle felt du har som inneholder datoer, vet at deres datatype er Date / Time. Dette er viktig nar det gjelder sortering, filtrering og beregning av datoer. Hvis du legger inn en dato i et tekst- eller memo-felt, vil det likevel se ut som en dato for deg, men Access vil behandle det som en tekststreng. Du vil ikke kunne sortere inn i riktig datoordre, og du vil heller ikke kunne beregne. Hvis du har problemer med datoer, sjekk ut designvisningen av tabellen der datoene er lagret.

Enkle datoberegninger.

Nar du legger inn en dato i en Access-tabell, gjenkjenner Access det som en dato, og kontrollerer den mot kalenderen for a sikre at det er en mulig dato. Du far en feilmelding hvis du prover a angi en umulig dato som 31. september eller 29. februar i et ikke-skuddar. Deretter lagrer den datoen som et nummer kjent som datoperioden. PCer bruker 1900-systemet til a lagre datoer. 1. januar 1900 var dag 1, 2. januar 1900 var dag 2 osv. Du trenger ikke a vite serienummeret til datoene dine, men du kan bruke det i matematiske beregninger.

Her er noen eksempler …

A legge til eller trekke fra dager fra en dato.

Forfallsdato: [Fakturadato] +60.

[Faktura Dato] +60 tar den datoen den finner i feltet Faktura dato og legger til 60 i serienummeret.

Resultatet vises automatisk som en dato. * [Notat]

A beregne antall dager mellom to datoer.

Opprett et nytt felt med et uttrykk som trekker feltet som inneholder den tidligere datoen fra feltet som inneholder senere dato. For eksempel…

Opphold: [Avreisedato] – [Ankomstdato]

[Avreisedato] – [Ankomstdato] trekker datoen som er funnet i feltet Ankomstdato fra datoen som er funnet i feltet Avreisedato.

Resultatet vises automatisk som et nummer. * [Notat]

Merk: Hvis resultatet ikke vises som en dato, eller viser en dato i feil format, bytt til designvisning og klikk i den nye feltkolonnen.

Pa menyen velger du Vis & gt; Egenskaper (eller hoyreklikk feltet og velg Egenskaper fra snarveismenyen). Klikk pa Format-delen pa kategorien Generelt i dialogboksen Feltegenskaper. Klikk pa pil ned og velg et passende format fra listen. Lukk dialogboksen og kjor sporringen igjen for a se datoene dine som vises riktig. [tilbake]

Bruke datofunksjoner.

Det er fire grunndatafunksjoner som trekker ut en del av en dato slik at den kan vises pa egenhand, i et nytt felt (viderefinert med kriterie-ID som kreves), eller med ytterligere informasjon som en del av kriteriene for feltet der dato selve forekommer. Disse funksjonene er …

Ar ([Feltnavn]) returnerer aret fra en dato, f.eks. 20/8/99 ville returnere 1999 Maned ([Feltnavn]) returnerer maneden fra en dato, f.eks. 20/8/99 ville returnere 8 Day ([Fieldname]) returnerer dagen i maneden fra en dato, f.eks. 20/8/99 ville returnere 20 ukedag ([Feltnavn]) returnerer ukedag danner en dato, f.eks. 20/8/99 ville returnere 6 som representerer fredag. Ukedagene nummererer fra 1 til 7 fra sondag.

Bruk disse funksjonene i et nytt felt hvis du vil vise utviste data i tillegg til den opprinnelige datoen. Husk a skrive navnet pa det nye feltet forst etterfulgt av et kolon (:). Nar du gjor dette, kan du viderefinere soket ved a skrive inn kriterier i det nye feltets kriterierad …

Denne funksjonen brukes til a trekke ut aret fra en bestemt dato.

I dette eksemplet brukes funksjonen bare for a vise aret i et nytt felt …

Hvis ingen kriterier er definert, vises alle postene. De vanlige kriteriene for a definere tall kan brukes til a vise bestemte ar eller intervaller. For eksempel…

1996 eller 1997 viser poster for datoer i 1996 eller 1997.

& gt; 1997 viser poster for datoer fra 1998 og fremover.

Mellom 1996 og 1999 vises poster for datoer i arene 1996, 1997, 1998 og 1999.

Hvis du ikke trenger a se de ekstraherte dataene separat, kan du angi funksjonen som en del av kriteriene i det opprinnelige datafeltet.

Ar ([Dato]) = 1997 viser poster for datoer i 1997.

Ar ([Dato])> 1995 viser poster for datoer fra 1995 og fremover.

Husk at du fortsatt ma inkludere navnet pa feltet (i dette tilfellet er feltet kalt [Dato]) i funksjonen, selv om kriteriene er skrevet i feltets kolonne.

Det samme gjelder manedene (), dag () og ukedag () -funksjonene. For eksempel…

Maned ([Dato]) Mellom 4 og 8 vises poster for datoer i april, mai, juni, juli og august.

Dag ([Dato]) = 15 viser datoer som er den 15. dagen i maneden.

Ukedag ([Dato]) = 4 viser datoer som er en onsdag.

Avanserte datafunksjoner.

Tilgang inneholder en rekke mer sofistikerte datoperasjoner for nar du ikke kan fa resultatet du trenger ved hjelp av en enkel beregning eller en av de grunnleggende datafunksjonene. Her er et eksempel.

DateAdd (intervall, nummer, [feltnavn])

Bruk denne funksjonen til a legge til (eller trekke) en bestemt tid til en dato. Intervalldelen av funksjonen refererer til typen tidsenhet du vil legge til og krever at du skriver inn en kode …

q for kvartalet (dvs. 3 maneder)

Nummerdelen av funksjonen refererer til hvor mange av enhetene du vil legge til. Du kan bruke et minusnummer hvis du vil trekke fra datoen. Til slutt ma du oppgi navnet pa feltet som inneholder den opprinnelige datoen.

Legge til eller trekke fra dager eller uker kan utfores med enkle matematiske beregninger som vist ovenfor. DateAdd-funksjonen gjor det enkelt a legge ar, maneder eller kvartaler til en dato. For eksempel…

Dette uttrykket oppretter et nytt felt kalt dato forfallsdato som det gar inn i datoperioden som det legger til 2 kalendermaneder.

Denne sporringen kan bli ytterligere raffinert for a vise poster der beregnet datoene faller i et bestemt omrade ved a skrive inn kriterier i det nye feltets kriterierad. For eksempel, hvis disse var forfallsdatoer for fakturaer der betalingsbetingelsene var en kalendermaned, ville inntasting & # 15/8/99 # i kriteriene bare vise de fakturaene som betalingen gjaldt for 15. august 1999.